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TE5999000-2017-003 关于印发金山区司法局档案管理实施细则的通知

信息公开类别 主动公开
索取号 TE5999000-2017-003
产生日期 2017-08-29 关键词 档案管理
内容描述


局机关各科(处)室,各司法所,区法律援助中心,各公证处,各律师事务所,新航总站金山工作站:

《金山区司法局档案管理实施细则》已经局领导审定通过,现印发给你们,请认真组织学习,切实遵照执行。

特此通知。

 

                             上海市金山区司法局   

                               2017年8月29日     

 

 

金山区司法局档案管理实施细则

                    

第一章  总 则

第一条  为进一步促进我局档案工作制度化、规范化、科学化,提高我局档案工作效率和质量,根据有关法律法规和区档案管理相关规定,结合我局实际,制定本办法。

第二条  本办法所指的档案,是指区司法局机关在工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录,主要包括文书档案、照片档案、荣誉档案、会计档案和科技档案。

第三条  坚持依法管理原则,切实贯彻执行《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律规章制度,确保档案管理有法可依、有章可循。

第二章 人员和职责

第四条  办公室档案员职责

(一)负责督促、指导局系统各部门文书档案的收集、整理、编目和归档工作。做好局机关照片档案、荣誉档案和科技档案的整理、归档工作。

(二)严格管理局机关档案库房,定期核查和清点档案。督促有关部门按照法定时限及时归档,及时催还外借档案。

(三)全力配合档案检查部门,做好检查资料的收集整理工作,按照检查要求认真落实整改。热情接待查档人员,努力提高工作效率,为查档人提供快捷、准确的查档服务。

(四)按照市司法局和区档案局的要求,认真做好各类档案的统计和档案史料的编纂工作。

(五)认真做好移交档案前的各项准备工作,确保按时、按质完成档案移交进馆工作。

第五条  部门档案员职责

(一)做好本部门文书档案的收集、整理、编目和归档工作,及时向办公室档案员提交本部门收集、整理的照片档案、荣誉档案、科技档案。

(二)主动接受办公室档案员的业务指导和督促检查,按规定时间向局档案室归档。

(三)热爱档案事业,刻苦学习档案业务和文件知识,不断提高业务水平和工作能力。

(四)加强组织纪律性,自觉遵守党纪国法,严守党和国家的机密,遵守各项档案管理规章制度。

第三章 档案归档

第六条  归档范围

凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料均应归档。文书档案按照《金山区司法局关于编制文书档案归档范围及保管期限表的通知》(金司〔2007〕44号)执行。

第七条  归档要求

(一)归档的文件要齐全完整、系统条理,区别不同的文件价值,必须便于保管和利用。

(二)各部门在所从事的职能活动中形成的文件材料办理完毕后,必须按规定由各部门档案员规范整理、基本编目、装订成册后向办公室档案员移交,任何部门和个人不得擅自处理和保管。

(三)各部门档案员在文件材料产生后直接录入系统目录并将电子原文件传送到档案管理系统中,实现网上实时归档。

(四)向办公室移交的档案材料必须按“保管期限”编制《归档文件材料目录》,交接双方清点核对、签字确认。移交目录均应一式两份,交接双方各存一份。  

第八条  归档时间

(一)各部门在文件办理完毕后的第二年上半年,即在次年6月底以前向办公室移交。

(二)电子文件应同步进行网上上传操作。

(三)磁带等特殊载体应与纸质载体同步归档。

第四章  档案保管

第九条  要不断改善档案的保管条件,档案库房要配齐去湿机、空调、通风设备、温湿度控制仪等设备,实现档案保管的现代化和科学化。

第十条  档案库房要符合档案防护要求,必须具备防火、防潮、防水、防高温、防强光、防尘、防盗、防有害生物(霉、虫、鼠)、抗震应有功能。库房温度控制在14℃-24℃之间,相对湿度在45%-60%之间。

第十一条  库房内存放档案应分门别类、科学编号、合理排列,档案柜架应排列有序、指引醒目、存取方便。

第十二条  定期对档案进行检查清点,确保档案不丢失、不损坏。发现破损、虫蛀、退色或字迹模糊等现象时,应及时修补,复制或进行其它技术处理。

第十三条  建立档案资料收进、移出登记薄,并及时登记,切实做到“账目”与实物相符合。

第五章  档案移交

第十四条  按国家有关规定,满10年的永久、长期、30年保存价值的档案应向区档案馆移交,进行集中管理。每三年移交进馆一次。

第十五条  根据档案移交目录清点核对。移交目录一式两份,交接双方各存一份。

第六章  档案借阅

第十六条  如需借阅局档案室的档案,须经办公室负责人批准,履行借阅登记手续后方可借阅;外单位人员借阅档案,还须持有单位介绍信。本单位人员如需借阅区档案馆保管的档案,须持有身份证或工作证、介绍信,经区档案馆同意。

第十七条  借阅者对档案要妥善保管,严加爱护,不得损坏、涂改、拆散、丢失或转让,以保护档案的完整、齐全、整洁,并注意保密,用后应及时归还。

第十八条  在使用档案过程中,如有档案丢失、损坏、涂改等现象出现,应及时向局办公室负责人进行报告,并承担相应责任,严重者按有关规定进行处理。

第十九条  局办公室档案人员对归还的档案资料要严格进行检查,注销借阅登记,及时收入档案库,如在检查中发现问题,应及时向办公室负责人进行报告。

第七章  保密制度

第二十条  档案人员要坚守岗位,强化保密意识,落实保密制度,做好档案的安全管理工作。

第二十一条 档案人员应对保管的档案定期检查,发现问题或档案泄密事件,应按规定程序向部门负责人和局办公室进行报告,并及时采取补救措施。

第二十二条 非档案人员不经批准,不得进入档案库房。

第八章 其 他

本办法由局办公室负责解释实施。

本办法自公布之日起执行。

公证业务档案和人民调解案件档案根据相关行业规范并参考本实施细则执行,由公证处和人民调解委员会自行保管或到期移交区档案馆。

上海市金山区司法局   
 
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